Le centre chiropratique Chirovicto est soucieux de la protection de votre vie privée et des renseignements personnels qu’il recueille, utilise ou communique à des tiers à l’occasion de ses activités.
La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont la Clinique protège les renseignements personnels qu’il détient, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels auxquelles il est assujetti, mais aussi de toutes autres lois et règlements applicables en ce domaine.
La présente Politique ne s’applique pas aux renseignements qui ont un caractère public en vertu de ces législations.
Responsabilité
Dr Sylvain Houle, chiropraticien, est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.
Nos employés peuvent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions. La Clinique s’assure que ses employés mais aussi les tiers avec qui il fait affaire protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, et ce, quel que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles. Les tiers avec qui le centre chiropratique Chirovicto fait affaire sont sélectionnés selon des critères de sécurité précis. Tout le personnel de la clinique est assujetti au secret professionnel. Des ententes de confidentialité sont signés à cet effet.
Renseignements personnels que nous recueillons
La Clinique recueille les types de renseignements personnels suivants :
- Renseignements de nature administrative (Nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse postale, téléphone, courriel)
- Renseignements de santé (Notes de suivi, résultats d’examen physique, diagnostic, examens radiologiques sous format numérique, …)
- Résultats d’examens médicaux fait à l’externe (imagerie, laboratoire, …)
- Tout type de communication avec des tiers (assureurs, SAAQ, CNESST, autre professionnels de la santé, …)
Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels
Nous utilisons les renseignements personnels recueillis pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous, le tout tel que requis par nos obligations professionnelles.
- Prise et gestion de vos rendez-vous
- Tenue de dossier clinique (incluant les examens radiologiques)
- Prestation de soins chiropratiques
La majorité des renseignements personnels sont recueillis à fin d’ouverture de dossier et sont les informations obligatoires pour l’évaluation d’un patient, en vertu du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation de l’Ordre des chiropraticiens du Québec.
Vos adresses courriels sont recueillies, selon vos préférences, à des fins d’envois de reçus d’assurance, reçus d’impôts, d’exercices prescrits et correspondance avec l’équipe de Chirovicto. Elles peuvent également être utilisées, uniquement avec votre autorisation, à des fins d’envoi de notre infolettre.
Nous utilisons un logiciel de gestion du cahier de rendez-vous et de tenue de dossier Chirosoft. Les examens radiologiques sont effectués à la clinique à l’aide du logiciel Xmaru View. Certains renseignements personnels peuvent être récoltés et conservés sur support papier (formulaire d’ouverture de dossier et examen initial, copie de résultats, consentement éclairé aux soins chiropratiques …).
Consentement – Collecte, Utilisation et Communication
La Clinique obtient votre consentement avant de communiquer à des tiers vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi. En aucun cas, la clinique n’utilisera ni ne communiquera les renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé à le faire en vertu de la législation applicable.
Durée de conservation
Nous conservons vos renseignements personnels jusqu’à un délai maximal de 20 ans, à moins d’une demande de destruction de votre part, après la durée légale minimale de 7ans de leur dernière utilisation (communication ou consultation). Après cette période, tous renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire, conformément aux exigences de la loi.
Mesures de sécurité
Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci. L’accès à nos logiciels est sécurisé. Vos renseignements personnels sont conservés sur un serveur informatique à l’interne et sauvegardé sur des disques durs externes en respectant les normes de sécurité actuelles.
Accès et rectification à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.
De plus, vous pouvez soumettre une demande :
- d’accès à vos renseignements personnels;
- de rectification de vos renseignements personnels;
- de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;
- de portabilité (transfert de dossier);
- de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, ou de leur désindexation,
en vous adressant à Dr Sylvain Houle, chiropraticien, responsable de la protection des renseignements personnels, par courriel ([email protected]) ou par téléphone au 819.758.3557.
Nous contacter
Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant au Dr Sylvain Houle, chiropraticien.
Date de la politique
Entrée en vigueur le 22 septembre 2023.
Date de dernière mise à jour : 22 novembre 2023.
